Kluczową zmianą dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów będzie wymóg jej prowadzenia od 1 stycznia 2026 roku wyłącznie w formie elektronicznej (w formie plików JPK_PKPiR), co wynika z art. 24a ust. 1e ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wejdzie w życie obowiązek prowadzenia księgi podatkowej przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego tej księgi po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania podatkowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej. Sposób realizacji tych obowiązków Minister Finansów określi w odrębnym rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 24a ust. 8 ustawy o PIT (w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2026 r.).

Tylko jednej grupie podatników odroczono obowiązek prowadzenia KPiR w formie elektronicznej do 1 stycznia 2027 roku – tym, którzy nie przekazują do urzędu skarbowego ewidencji JPK_V7M.

W związku z koniecznością dostosowania księgi podatkowej do zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie również nowe rozporządzenie w sprawie wzoru KPiR. Najistotniejszą zmianą jest dodanie w księdze dwóch kolumn, co powoduje całkowitą zmianę ich dotychczasowej numeracji, utrwalonej przez ostatnie kilkadziesiąt lat w świadomości księgowych i podatników, ale są i inne zmiany.

Koniec zbiorczych zapisów przychodów w księdze

Według nowego rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie:

1) wystawionych faktur;

2) raportów fiskalnych dobowych w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT; na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu;

3) wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Zmiany w rozporządzeniu pozbawią podatnika możliwości zastosowania w księdze zapisu zbiorczego miesięcznych przychodów na podstawie rejestru sprzedaży VAT, ponieważ usunięto w rozporządzeniu zapis mówiący o tym, że jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Podatnik będzie zobowiązany do dokonywania zapisów w księdze w oparciu o pojedyncze faktury sprzedaży bez stosowania zapisów zbiorczych. 

Zmiana ilości i numeracji kolumn w księdze

W Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów będzie 19 kolumn, a nie jak dotychczas 17, ponieważ ewidencja zostaje rozszerzona o kolumnę numer 3 z zawierającą numer KSeF oraz kolumnę numer 5 zawierającą numer identyfikatora podatkowego kontrahenta. Poza numerem własnym dokumentu będącego do tej pory podstawą zapisu w księdze podatnik będzie zobowiązany ewidencjonować w dodatkowej kolumnie numer 3 numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, składający się z 35 cyfr, gdzie:

• Pierwsze 10 znaków to Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) sprzedawcy,
• Kolejnych 8 znaków to data wystawienia faktury, zapisana w formacie RRRRMMDD,
• 12 kolejnych znaków dzieli się na dwie techniczne części, każda po 6 znaków, generowane automatycznie,
• Dwa ostatnie znaki to suma kontrolna, również wyliczana automatycznie.

Kolejną dodaną kolumną do dotychczasowej KPiR jest wyodrębniona osobna kolumna numer 5 na identyfikator podatkowy kontrahenta. Po zmianach dane kontrahenta będą umieszczane w trzech kolumnach o numerach 5–7, które są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych. Identyfikator podatkowy kontrahenta obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora.

W kolumnie 8 należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków, określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego. Kolumna 9 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży towarów i usług, które do tej pory wpisywane były w kolumnie numer 7, a kolumna 10 do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, w kolumnie 11 sumujemy przychody wykazane w kolumnach 9 i 10.

Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, co wcześniej było dokonywane w kolumnie numer 10. Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze), umieszczanych wcześniej w kolumnie numer 12. Kolumna 15 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych wydatków (poza wymienionymi w kolumnach 12–14), z wyjątkiem wydatków, których zgodnie z ustawą o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie 16 wpisujemy łączną wysokość wydatków wykazanych w kolumnach 14 i 15.

Kolumna 17 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zdarzenia gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1–15. Kolumna 18 jest przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Kolumna 19 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2–18. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. Po zakończeniu miesiąca należy zsumować dane z kolumn 9–16. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

Inne zmiany

• Zrezygnowano z powielania w rozporządzeniu definicji ustawowych – usunięto m.in. pojęcia przychodu, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zmieniono definicję biura rachunkowego.
• W podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) będzie ujmowana jedynie wartość spisu z natury. Spis z natury nie będzie musiał być podpisywany przez osoby sporządzające, a wystarczający będzie jedynie podpis właściciela firmy lub wspólników.
• Nowe zasady korekt raportów fiskalnych – korekty będą dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie jak dotychczas na odwrocie raportu.
• Rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników, których roczny przychód nie przekracza wartości 10 000 zł zostali pozbawieni możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przychodów i rozchodów.
• Pozbawiono podatników możliwości dokumentowania w KPiR zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych paragonami bez numeru NIP. Takie zakupy będą musiały być udokumentowane fakturą uproszczoną. Utrzymano natomiast możliwość dokumentowania zakupów paliw i olejów za granicą paragonami papierowymi.
• Koniec obowiązku numerowania dokumentów w KPiR: z zapisu w rozporządzeniu o brzmieniu: „Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu” usunięto drugie zdanie.
• Brak miejsca przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów – od 1 stycznia zostaną usunięte przepisy wskazujące, że KPiR oraz dowody księgowe będą musiały być przechowywane m.in. w miejscu prowadzenia działalności, czy też w miejscu będącym siedzibą biura rachunkowego. Nowe przepisy nie przewidują takiego obowiązku – wskazują jedynie, że księga przychodów i rozchodów wraz z dowodami księgowymi powinna być prowadzona i przechowywana do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
• Likwidacja obowiązku prowadzenia ksiąg oddzielnie dla każdego zakładu w przedsiębiorstwie wielozakładowym – zniknie również obowiązek sporządzania dowodów przesunięć.
• Koniec obowiązywania regulacji dotyczących miejsca przechowywania księgi w związku wprowadzeniem obowiązku jej elektronicznego prowadzenia – do 31 grudnia 2025 r. obowiązywał wprost wymóg przechowywania KPiR oraz dowodów, na podstawie których dokonywane są zapisy co do zasady na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w siedzibie podatnika, a gdy księgę prowadziło biuro rachunkowe w miejscu prowadzenia/przechowywania księgi przez to biuro (§ 8 ust. 2 Rozporządzenia). Od 1 stycznia 2026 r. przepisy zmienionego rozporządzenia nie zawierają już regulacji określających miejsca przechowywania KPiR. Przepis § 5 nowego rozporządzenia wskazuje jedynie, że w przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych, podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarkiz dnia 6 września 2025 r. Dz. U. z dn. 29 września 2025 r. Poz. 1299) w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie art. 24a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r.poz. 163, z późn. zm.2)